Glossário: os nomes da sua empresa escritos do jeito certo

Glossário de transcrição

Você sai de uma reunião de uma hora, abre o resumo e lê que "o time da vértice confirmou o piloto". Ninguém falou vértice. Falaram Vertex — o cliente que você atende há dois anos. O reconhecimento de voz ouviu certo e escreveu errado, porque "vértice" existe no dicionário e o nome do seu cliente não.

Isso acontece com o nome da sua empresa, dos seus concorrentes, dos seus produtos e com as siglas que só o seu setor usa. E acontece toda semana, no mesmo lugar.

O glossário resolve isso. Você cadastra os nomes que importam e eles passam a sair escritos do jeito certo nos resumos, nas ações e nas decisões.

Você cadastra só o nome correto

Essa é a parte que costuma surpreender: não é preciso adivinhar como a transcrição erra.

Escreva "VTEX" e pronto. Quando o áudio virar "vertex", "vitex" ou "vetex", a Donnah entende que é o mesmo nome e escreve VTEX no resumo. O mesmo vale para "uake" → Wake e "ederis" → Ideris. Você cuida do nome certo; o resto é com a gente.

Categorias — empresa, concorrente, produto, sigla, pessoa — ajudam a Donnah a entender o que aquele nome é. Em sigla, você pode informar o significado: cadastre "OMS" com "Order Management System" e o resumo deixa de tratar aquilo como uma letra solta.

E quando o áudio erra de um jeito que ninguém adivinharia

Aí entra a segunda metade. Depois de cada reunião, a Donnah compara o que foi transcrito com o seu glossário e traz de volta as grafias que encontrou:

Cada sugestão vem com o trecho da reunião em que apareceu. Você confirma com um clique — e daí em diante aquela grafia é corrigida sozinha. Se não for o caso, descarta, e ela não volta a ser sugerida.

Por que a Donnah pergunta em vez de simplesmente aprender

Seria mais cômodo aplicar sozinho. Não fazemos, e vale explicar por quê.

Existem pares em que a grafia certa e a errada são a mesma palavra. Numa das empresas que ajudamos a montar o glossário, "chapinha" aparecia dezenas de vezes como o marketplace Shopee — e também aparecia como chapinha de cabelo, que era um produto de verdade dos clientes deles. Em outra, "Rose" era quase sempre a métrica ROAS, mas também era uma pessoa que participava das reuniões.

Aprender sozinho nesses casos significaria trocar palavra certa por palavra errada em todos os resumos seguintes, sem ninguém perceber. Preferimos perguntar uma vez a estragar em silêncio. Um clique custa menos que um resumo que afirma coisa errada com confiança.

Pela mesma razão, quando o erro do reconhecimento é uma palavra comum do português, a Donnah aprende o nome mas não a grafia: se o nome de alguém do seu time soa como um verbo, corrigir todas as ocorrências desse verbo faria mais estrago que o erro original.

Da organização e seu

O glossário tem duas camadas que se somam.

O da organização vale para todo mundo: quem cadastrar o nome da empresa, os concorrentes e as siglas do setor resolve para o time inteiro, de uma vez. O seu é pessoal, para os nomes que só aparecem nas suas reuniões — a conta que você atende, o projeto que só você toca.

Quando os dois têm um termo com o mesmo nome, o seu prevalece. E se você entrar numa organização que já cadastrou tudo, herda pronto, sem fazer nada.

Já tem a lista numa planilha?

Importe. O botão Importar CSV aceita uma linha por termo (nome;categoria), mostra o que vai entrar antes de confirmar e aponta as linhas com problema. Quem já mantém um glossário interno não precisa redigitar.

Onde o glossário já age

• Resumos, ações e decisões de toda reunião processada
• Áudios enviados pelo WhatsApp, onde os nomes entram como pista antes mesmo da transcrição começar
• Reuniões gravadas pela extensão e pelo bot, sem diferença entre elas

Não é preciso reprocessar nada: vale a partir da próxima reunião.

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Qualquer dúvida, é só falar com a gente.

Um abraço, Time Donnah